sevDesk Erfahrungsbericht – Digitale Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen

Seit Anfang an nutze ich sevDesk als All-in-one-Lösung für Angebote/Rechnungen, Kundenverwaltung und meine Buchhaltung. Nach fast nun fast sechs Jahren bin ich immer noch begeistert von der Lösung. Buchhaltung war so ziemlich das unbeliebteste Thema bei Start meiner Selbstständigkeit. Wer hat schon Bock auf Buchhaltung? Ich mittlerweile schon! Denn ein digitales Tool, das sich wirklich intuitiv bedienen lässt, macht es doch um einiges leichter.

Was kann sevDesk?

sevDesk ist eine ziemlich solide Lösung, die vor allem wirklich fast alles mitbringt, was man braucht, um ein kleines Business selbst zu führen. Und auch für meine jetzige Unternehmensform – einer UG – ist es immer noch im Einsatz und bestens für die vorbereitende Buchhaltung geeignet.

In meinem sevDesk-Tarif „Buchhaltung“ für ca. 18,00 Euro pro Monat ist alles enthalten, inklusive:

• Angebote/Aufträge
• Ausgangsrechnungen (inkl. Abschlags- und Schlussrechnung)
• Belegverwaltung und -buchung
• Kundenverwaltung
• Eingangsrechnungen
• Kassenbuch
• automatische Belegerfassung (gescannte Rechnungen werden automatisch per Texterkennung erfasst)
• Online-Banking-Anbindung (Rechnungen werden automatisch als bezahlt markiert)
• diverse Integrationen in andere Systeme (z.B. das Onlineshopsystem WooCommerce)
• Ermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Versand,sowie
• die Einnahme-Überschuss-Rechnung

Der bisher einzige Prozess, den ich nicht über sevDesk regeln kann, ist die Abgabe der sogenannten Zusammenfassenden Meldung. Diese muss man manuell über www.elster.de abgeben, was aber kein Nachteil ist, da das schnell geht.

Was ich besonders schätze ist, dass ich in sevDesk meinen WooCommerce-Onlineshop anbinden und die dort gestellten Rechnungen automatisiert nach sevDesk übertragen kann, so dass ich nicht für jeden Verkauf einen Beleg manuell erstellen muss. Das ist Komfort, den ich liebe.

Sicherer Einstieg in eine saubere Buchhaltung

Aber auch sonst war es einfach easy in das Thema Buchhaltung reinzukommen, weil die Lösung wirklich Spaß macht und intuitiv zu bedienen ist. Und wenn dann noch weitere nützliche Features (Angebote/Rechnungen) dazu kommen, schafft man seine Buchhaltung im Handumdrehen.
So leicht geht’s – ein paar Beispiele: Die erzeugten Rechnungen können gleich online verschickt werden – per Mail oder per Post. Den Postversand übernimmt auch sevDesk gegen eine kleine Gebühr. Aber da bei mir sämtliche Rechnungen nur noch per Mail verschickt werden, spielt das keine Rolle. Auch wiederkehrende Rechnungen kann ich mit sevDesk automatisieren.

Der Editor für Rechnungsvorlagen ist einfach zu bedienen, und die Rechnung ist in 1-2 Minuten erstellt, wenn man aus den vordefinierten Artikeln (die man selbst anlegt) die Rechnung zusammenklickt. Die Vorlagen sind wirklich ordentlich und reichen völlig aus, wenn man nicht gerade eine Corporate-Design-Agentur betreibt. Das eigene Logo lässt sich problemlos hinterlegen.

Das Erstellen und Versenden der Umsatzsteuervoranmeldungen geht komfortabel direkt aus der sevDesk-Oberfläche. Einziges Manko: man sieht leider nicht, welche Ausgangs- und Eingangs-Rechnungen nun eigentlich konkret in die aktuelle Umsatzsteuervoranmeldung einfließen. Vor dem Absenden selbiger sieht man zwar, welche Beträge bei vereinnahmter Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer je Steuerart angefallen sind, man kann hier aber keine Auflistung der genauen Belege sehen. Sei’s drum, solange man die Belege ordentlich mit der richtigen Steuerart erfasst hat, passt hier alles. Korrektur: Dieses Manko ist mittlerweile behoben.

Toll ist auch die sevScan-Lösung: mit der iOS-App kann man Papierrechnungen fotografieren, sie landen dann im sevDesk-Account als Belegentwurf. Erstaunlich oft liefert die automatische Texterkennung hierbei ziemlich gute Ergebnisse, bei denen man nur noch wenige Angaben per Hand korrigieren muss. Auf magische Weise erkennt sevDesk hier Rechnungsnummern, Datum und Preise. Das ist wirklich richtig klasse gelöst! Jederzeit auf dem aktuellen Stand: per Klick lassen sich jederzeit tagesgenau eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen. Sehr nützlich für den Überblick über alle Zahlen im Business und für alle Angelegenheiten, bei denen man eine betriebswirtschaftliche Auswertung vorlegen muss, beispielsweise wenn es um die Berechnung der Krankenkassenbeiträge geht. Ich erspare mir also das Abrufen bei einem Steuerberater und bin immer auf dem aktuellen Stand.

Last but not least: Du kannst einen Zugriff für deinen Steuerberater erlauben oder alles per DATEV-Schnittstelle exportieren. Ich handhabe es so, dass meine Buchhalterin meine Belegbuchung auf meinem System vornimmt und sich dann alles für den Jahresabschkuss zieht, um die Bilanz zu erstellen. Das ist aber eine spezielle Art der Zusammenarbeit, die ich für mich eingefordert habe, um jederzeit im Bilde zu sein und auch selbst handlungsfähig zu sein. Die meisten Steuerberater arbeiten eher mit der Variante, dass sie sich die Daten ziehen und in ihren Systemen buchen. Aber das ist ein anderes Thema. Grundsätzlich geht es darum, alles wichtige (Belege, Angebote und Rechnungen) digital zu erfassen und zu verbuchen.

Mein Fazit:

Ich kann sevDesk ohne Wenn und Aber weiterempfehlen. Auch als UG ist es noch mein bevorzugtes System für die vorbereitende Buchhaltung. Der Jahresabschluss lässt sich damit nicht in allen Facetten abbilden. Das übernimmt dann die Steuerberaterin. Aber für Einzelunternehmen oder eine GbR lässt sich alles Notwendige abbilden.

Wenn du für dein Business eine Komplettlösung suchst, die nicht zu komplex ist, aber dennoch alle wichtigen Funktionen an Bord hat und dazu noch einfach zu bedienen ist, dann probiere es doch einfach mal kostenlos aus. Hier kannst du sevDesk kostenlos 14 Tage testen. Wenn du Fragen zu sevDesk hast, schreib sie gerne in die Kommentare!